01UBL 2.1 · EN 16931 · RO_CIUS

Emiți factura. Restul — XML, SPV, status — se întâmplă singur.

Completezi factura ca pe orice factură. Platforma construiește XML-ul UBL 2.1 conform RO_CIUS, îl încarcă în SPV, urmărește indexul de încărcare până la răspunsul ANAF și îți scrie în română dacă a fost acceptată sau ce anume a fost respins. Fără portal deschis separat, fără fișiere plimbate, fără „am uitat să trimit”.

Solicită demo gratuit → Vezi prețurile

Trimitere automată în SPV · Erorile ANAF, explicate în română · Proforme, chitanțe, storno, recurente

01Ce te costă azi

Factura nu e gata când o semnezi. E gata când ANAF o acceptă.

Între cele două momente încap toate lucrurile care merg prost: un câmp lipsă, un cod de TVA greșit, un fișier neîncărcat, un status necitit. Fiecare înseamnă bani întârziați.

Facturi respinse pentru un câmp

Standardul EN 16931 are zeci de reguli. O categorie de TVA pusă greșit sau un cod lipsă și factura se întoarce — iar tu afli abia când cauți banii.

Rotunjiri care nu dau totalul negociat

Ai convenit 1.210 lei cu TVA. Aplicația calculează invers și scoate 1.209,99. Clientul plătește altă sumă decât cea de pe factură, iar potrivirea plății devine muncă manuală.

Aceleași facturi, în fiecare lună

Abonamente, chirii, mentenanță. Aceleași sume, aceiași clienți, refăcute manual — între 1 și 5 ale lunii, de fiecare dată.

Documente împrăștiate

Proforma într-un tool, chitanța în alt registru, stornarea pe hârtie. Nimeni nu mai știe care factură a fost încasată și care nu.

02Trei pași

De la formular la „acceptat de ANAF", fără intervenție

Completezi factura

Alegi clientul (datele vin din registrul ANAF după CIF), adaugi liniile din nomenclator, alegi seria. Numărul următor se pune singur, cu resetare la început de an dacă vrei.

Platforma face XML-ul și îl trimite

Se generează UBL 2.1 / EN 16931 în varianta RO_CIUS și se încarcă în SPV cu tokenul firmei — care se reînnoiește singur, deci nu se oprește nimic pe tăcute.

Urmărim statusul până la capăt

Verificăm periodic indexul de încărcare la ANAF. Dacă e acceptată, o vezi acceptată. Dacă e respinsă, îți arătăm erorile citite din arhiva ANAF — nu un cod, ci motivul.

03Ce primești 10 capabilități

Tot ciclul documentelor, într-un singur loc

Nu doar „factura". Toate documentele pe care le emite lunar o firmă din România, legate între ele.

Serii multiple și numerotare corectă

Problema

Serii diferite pentru puncte de lucru sau tipuri de activitate, cu numerotare ținută minte de om.

Soluția

Definești oricâte serii de facturi, proforme și chitanțe. Următorul număr se atribuie automat pe serie, cu resetare opțională la trecerea în noul an și termen de plată configurabil în zile.

Proforme care devin facturi dintr-un click

Problema

Proforma se trimite, clientul plătește, apoi factura se rescrie de mână — cu riscul de a greși o sumă.

Soluția

Conversie proformă → factură dintr-un click, cu toate liniile păstrate. Chitanța se leagă de factura încasată și se emite pe seria ei proprie, cu PDF.

Storno și copiere, fără reintroducere

Problema

O corecție înseamnă refacerea documentului de la zero, cu semne schimbate și cu speranța că nu s-a pierdut nimic.

Soluția

Notă de credit (storno) și copiere/editare pornind de la o factură existentă. Facturile șterse rămân în arhiva de facturi șterse: PDF-ul se păstrează, pentru că o factură ajunsă în SPV nu dispare niciodată cu adevărat.

Facturi recurente și abonamente

Problema

Facturarea lunară a abonamentelor mănâncă primele zile ale fiecărei luni.

Soluția

Facturi recurente generate automat la intervalul stabilit, cu email către client și jurnal al fiecărui document generat. Pentru clienții cu servicii repetitive, definești serviciul o dată și facturezi în lot.

Toate categoriile de TVA din EN 16931

Problema

Taxare inversă, scutiri, livrări intracomunitare, export — fiecare are alt cod în standard, iar unul greșit înseamnă respingere.

Soluția

Categoriile standard sunt în listă, cu denumirea lor: S (cotă standard și reduse), Z (cotă zero), E (scutit), AE (taxare inversă), K (intracomunitar), G (export), O (în afara sferei), L/M. Cota TVA 21% și cotele reduse actuale, memorate per produs din nomenclator. Firmele neplătitoare de TVA primesc automat formularul fără TVA.

Prețul cu TVA introdus direct — totalul iese exact

Problema

Negociezi în preț final, cu TVA inclus, dar aplicația pornește de la baza de impozitare și iese o diferență de bani la total.

Soluția

Mod de introducere „preț cu TVA”: tastezi totalul brut al liniei, iar platforma derivă din el baza și TVA-ul. Totalul facturii e exact suma pe care ai convenit-o — și rămâne conform EN 16931.

Linii pregătite pentru licitații și comerț

Problema

Clienții publici cer coduri CPV, cei din comerț cer coduri NC, iar unitățile de măsură trebuie să fie cele oficiale.

Soluția

Coduri CPV și NC cu autocomplete, unități de măsură din lista oficială UN/ECE (alegi tu care apar în interfață), discounturi pe linie și legătură cu produsul din nomenclator, ca linia să-și amintească prețul, cota și codurile.

Multi-valută cu cursul BNR, luat automat

Problema

Facturi în EUR sau USD înseamnă cursul căutat manual pe site-ul BNR, în fiecare zi de facturare.

Soluția

Facturi în RON, EUR, USD și HUF cu cursul BNR preluat automat zilnic, cu revenire la ultimul curs publicat în weekend și sărbători. Opțional, un adaos configurabil peste cursul BNR, plus istoric grafic pe fiecare valută.

Atașamentele care circulă prin SPV

Problema

Devizul, situația de lucrări sau avizul se trimit separat pe email și se pierd de factura lor.

Soluția

Atașezi fișiere la factură și ele merg încorporate în XML, conform EN 16931. Documentul ajunge la client împreună cu factura, prin SPV. Plus cod QR pe document și descărcare în masă pentru toată lista filtrată — ca ZIP cu PDF-uri separate, sau ca un singur PDF unificat cu toate facturile emise, gata de trimis contabilului dintr-un click.

XML produs în altă parte? Îl încarci tot de aici

Problema

Ai deja un sistem care scoate XML, dar tot portalul ANAF trebuie deschis ca să-l trimiți.

Soluția

Încărcare manuală de XML direct către SPV, atât pentru e-Factura, cât și pentru e-Transport. Iar dacă vrei automat, ai API-ul public.

04Diferența

Emiterea e doar un capăt al relației cu SPV.

Butonul de trimitere la ANAF îl are toată lumea — e obligatoriu. Ce contează e ce se întâmplă după: statusul urmărit până la capăt, erorile citite din arhiva ANAF, documentul arhivat și, la celălalt capăt, ce primești tu înapoi prin SPV.

Vezi toate funcționalitățile →

Statusul e urmărit, nu presupus:: verificăm periodic fiecare încărcare la ANAF și păstrăm indexul de încărcare și erorile citite din arhiva returnată.
Autofacturare: pe fluxul și canalul ei separate din SPV — nu improvizată peste factura obișnuită.
Relația RO↔RO: urmărită separat, așa cum o cere raportarea.
Semnătura XML-ului: returnat de ANAF este verificată, iar arhiva originală se păstrează.
Emis înseamnă și arhivat: Fiecare document trimis intră în arhiva write-once, cu backup zilnic off-site. Peste ani, la un control, factura e acolo.
Emis înseamnă și urmărit: Marchezi factura plătită, parțial neîncasată sau trecută pe pierdere, iar dashboardul arată imediat totalul de încasat și ce e scadent în 48 de ore.

05Obiecții rezolvate

Ce ne întreabă firmele înainte să treacă

Ce se întâmplă dacă ANAF respinge factura?

O vezi marcată ca respinsă, împreună cu erorile extrase din arhiva returnată de ANAF. Corectezi și retrimiți din aceeași pagină — nu trebuie să deschizi portalul ca să afli ce nu a mers.

Trebuie să intru zilnic ca să verific dacă a plecat ceva?

Nu. Trimiterea și verificarea statusului rulează programat, în fundal. Tokenul ANAF se reînnoiește automat, iar dashboardul te avertizează din timp dacă tokenul de reîmprospătare se apropie de expirare (ANAF îl limitează la aproximativ 90 de zile).

Firma mea nu e plătitoare de TVA. Se poate factura de aici?

Da. Statutul de TVA este o setare a firmei, iar formularul de factură se adaptează automat: fără coloane de TVA, cu categoriile corecte în XML.

Facturez în euro. Cine pune cursul?

Platforma. Cursul BNR se preia automat în fiecare zi, cu revenire la ultimul curs publicat în zilele nelucrătoare. Poți configura și un adaos peste cursul BNR, dacă așa lucrezi cu clienții.

Am nevoie de un aspect anume al facturii sau de câmpuri în plus.

Sigla, capul de factură pe trei coloane libere, semnătura și ștampila sunt setări ale firmei. Dacă ai nevoie de mai mult, vezi dezvoltarea personalizată.

Cât durează până emit prima factură?

Cât durează autorizarea la SPV. Autorizezi cu certificatul digital sau trimiți un link de delegare persoanei care îl deține — apoi datele firmei se completează din registrul ANAF după CIF și poți emite.

E obligatorie e-Factura pentru toate firmele din România?

Practic da. B2G e obligatorie din iulie 2022, B2B din ianuarie 2024, iar B2C din ianuarie 2025. Dacă emiți orice fel de factură în România, ești vizat — și tot ce emiți de aici pleacă deja în formatul cerut de ANAF.

Ce diferență e între o factură și o proformă?

Proforma e un document de plată, trimis clientului înainte de încasare — nu are valoare fiscală și nu ajunge la ANAF. Factura e documentul fiscal, singurul care trece prin SPV. În platformă, proforma devine factură dintr-un click, cu toate liniile păstrate, de obicei imediat după confirmarea plății.

Ce este RO_CIUS?

RO_CIUS este formatul românesc al standardului european de facturare electronică EN 16931 — varianta de XML UBL 2.1 pe care o cere ANAF pentru fiecare factură trimisă prin SPV. Exact acest format îl construiește platforma automat, din factura pe care o completezi tu.

Module legate

02 Facturi primite din SPV Facturile furnizorilor coboară singure și devin PDF citibil. → 06 Încasări online Link de plată pe factură sau proformă, cu status urmărit. → 09 Clienți verificați la ANAF Statut TVA, TVA la încasare, split TVA, înrolare e-Factura. → 04 Produse Prețul, cota de TVA, unitatea și codurile CPV și NC vin din produs. → 10 API și integrări Emite din ERP-ul tău, prin API. XML de import SAGA și WinMentor. → 03 Arhivare e-Factura Minim 2000 de zile, write-once, backup off-site. →

Emitem împreună o factură, în demo, pe firma ta.

Douăzeci de minute cu seriile tale, cotele tale de TVA și un client de-al tău — și vezi exact ce se întâmplă după ce apeși „trimite”: XML-ul generat, încărcarea în SPV și răspunsul ANAF.

Solicită demo gratuit →

Fără obligații · Fără instalare · Răspundem în aceeași zi lucrătoare